Thỏa thuận mua hàng: đặt hàng theo lô và đấu thầu¶

Có hai loại thỏa thuận mua hàng chính được cấu hình sẵn trong Odoo: đặt hàng theo lô và gọi thầu.

1. Đơn đặt hàng theo lô là những thỏa thuận dài hạn giữa công ty và nhà cung cấp để phân phối sản phẩm theo định kỳ với giá cả được xác định trước. Doanh nghiệp bạn có thể cân nhắc đến việc sử dụng cấu hình này. Bởi sẽ có nhiều lợi ích cũng như tiết kiệm thời gian khi bạn thường xuyên mua các sản phẩm giống nhau từ cùng một nhà cung cấp với số lượng khác nhau và / hoặc vào các thời điểm khác nhau với quy trình và tiền bạc đặt hàng được đơn giản hóa nhờ định giá số lượng lớn có lợi hơn.

2. Các cuộc gọi thầu sử dụng một thủ tục đặc biệt để xem xét các đề nghị từ nhiều nhà cung cấp cùng một lúc. Trong khi các tổ chức khu vực công thường bị ràng buộc về mặt pháp lý để đưa ra lời kêu gọi đấu thầu khi họ muốn mua hàng hóa hoặc dịch vụ, thì các tổ chức tư nhân cũng có thể sử dụng chúng để có được thỏa thuận tốt nhất giữa một số nhà cung cấp mà không bị ràng buộc nhiều về pháp lý. 

Bật các thỏa thuận mua hàng 

Từ phân hệ Mua hàng (Purchase app), chuyển đến Cấu hình (Configuration) > Cài đặt (Settings) và kích hoạt Thỏa thuận mua hàng (Purchase Agreements)

Định cấu hình hoặc tạo các loại thỏa thuận mua hàng mới 

Trước khi bạn bắt đầu sử dụng các thỏa thuận mua hàng, hãy kiểm tra để đảm bảo chúng được định cấu hình theo cách bạn muốn bằng cách đi tới Cấu hình (Configuration) ‣ Loại Thỏa thuận Mua hàng (Purchase Agreement Types). Từ đó, bạn có thể chỉnh sửa cách thức đặt hàng và gọi thầu hoặc Tạo (Create) một loại thỏa thuận mua hàng mới. Bạn có thể định cấu hình:

1. Loại thỏa thuận (Agreement Type): tên bạn muốn đặt cho thỏa thuận.

2. Loại lựa chọn thỏa thuận (Agreement Selection Type): bạn có thể chọn nhiều phiếu mua hàng bằng Chọn nhiều RFQ (không độc quyền) (Select multiple RFQ (non-exclusive)), đây là cài đặt mặc định cho cả đơn đặt hàng theo lô và lệnh gọi thầu hoặc một phiếu mua hàng chỉ sử dụng Chọn một RFQ (độc quyền) (Select only one RFQ (exclusive)), điều này đôi khi cần thiết cho các cuộc gọi đấu thầu mà bạn chỉ muốn chọn một nhà cung cấp duy nhất.

3. Dòng (Lines): nói chung, bạn sẽ luôn muốn chọn Sử dụng các dòng thỏa thuận (Use lines of agreement), là các dòng sản phẩm khác nhau mà bạn có thể định cấu hình khi thiết lập thỏa thuận mua hàng của mình. Tuy nhiên, bạn có thể chọn Không tự động tạo dòng RfQ (Do not create RfQ lines automatically) nếu bạn không muốn các yêu cầu trích dẫn của mình được điền trước thông tin đó.

4. Số lượng (Quantities): nếu bạn sử dụng các dòng thỏa thuận, bạn cũng có thể chỉ định một cách độc lập xem số lượng sản phẩm có nên được sử dụng để điền trước các yêu cầu báo giá mới hay không. Tùy chọn mặc định cho các đơn đặt hàng tổng hợp là Đặt số lượng theo cách thủ công (Set quantities manually), trong khi đối với các lệnh gọi thầu được đặt thành Sử dụng số lượng theo thỏa thuận (Use quantities of agreement)
   
   

Thiết lập đơn hàng theo lô

Ở phân hệ Mua hàng (Purchase) > Đơn đặt hàng (Orders) > Thỏa thuận mua hàng (Purchase Agreements) > nhấp Tạo (Create). Chọn Đơn hàng theo lô (Blanket Order) làm Loại Thỏa thuận (Agreement Type) của bạn. Sau đó, chọn nhà cung cấp, các trường khác không bắt buộc.

Tiếp theo, thêm các sản phẩm bạn muốn đặt hàng và giá của chúng. Lưu ý rằng bạn cũng có thể thêm Số lượng (Quantity) cho mỗi sản phẩm, ví dụ: nếu bạn đã đồng ý với nhà cung cấp của mình để đặt hàng một số lượng tối thiểu cụ thể mỗi lần hoặc toàn bộ. Nếu bạn đã thiết lập cấu hình đơn hàng tổng hợp của mình để Đặt số lượng theo cách thủ công (Set quantities manually), thì điều này chỉ được sử dụng cho các mục đích cung cấp thông tin.

Bạn cũng có thể viết bất kỳ Điều khoản và Điều kiện (Terms and Conditions) nào ở dưới cùng của thỏa thuận. Khi bạn đã hài lòng với đơn đặt hàng theo lô của mình, hãy nhấp vào Xác nhận (Confirm). Sau đó, trạng thái đơn hàng sẽ thay đổi từ Bản nháp (Draft) thành Đang thực hiện (Ongoing) và đã sẵn sàng để sử dụng.

Tạo yêu cầu báo giá từ đơn hàng theo lô

Giờ đây, bạn có thể tạo các trích dẫn mới từ đơn đặt hàng theo lô bất cứ khi nào bạn cần với thao tác nhấp vào Báo giá mới (New Quotation). Odoo sẽ tự động điền vào các yêu cầu báo giá với thông tin được xác định ban đầu khi bạn thiết lập đơn hàng theo lô tùy thuộc vào cách bạn thiết lập cấu hình Loại thỏa thuận mua hàng (Purchase Agreement Type), các dòng sản phẩm cũng có thể được điền trước.

Từ đây, bạn có thể nhanh chóng xem tất cả các yêu cầu báo giá được thực hiện theo đơn đặt hàng theo lô đó bằng cách nhấp vào RFQ / Đơn đặt hàng (RFQs/Orders).

Mẹo 
Bạn cũng có thể tạo Yêu cầu Báo giá (Request for Quotation)  theo cách thông thường và sau đó liên kết nó với Đơn đặt hàng theo lô (Blanket Order) hiện có

Đơn đặt hàng theo lô và bổ sung 

Đơn đặt hàng theo lô có thể được sử dụng để bổ sung tự động, vì sau khi đơn đặt hàng theo lô được xác nhận, nhà cung cấp mới sẽ được thêm vào sản phẩm của bạn. Lúc này, bạn cần đảm bảo rằng nhà cung cấp có liên quan ở vị trí đầu tiên nếu bạn có một số nhà cung cấp khác được liên kết với sản phẩm của bạn.

Thiết lập cuộc gọi thầu

Đi tới Đơn đặt hàng (Orders) > Thỏa thuận mua hàng (Purchase Agreements) > nhấp Tạo (Create). Tại trường Loại thỏa thuận (Agreement Type), chọn Kêu gọi đấu thầu (Call for Tenders). Các trường khác không bắt buộc, nhưng bạn có thể thêm ngày bạn muốn được gửi và đặt thời hạn thỏa thuận. Thông thường bạn sẽ không muốn chọn một nhà cung cấp quá sớm trong các cuộc gọi thầu vì bạn đang tìm cách nhận báo giá từ nhiều nhà cung cấp khác.

Tiếp theo, thêm các sản phẩm bạn muốn đặt và số lượng bao nhiêu. Đối với các cuộc gọi mời thầu, bạn thường không thêm giá, vì các nhà cung cấp sẽ cung cấp cho bạn báo giá tốt nhất của họ.

Bạn cũng có thể viết bất kỳ Điều khoản và Điều kiện (Terms and Conditions) nào ở dưới cùng của thỏa thuận. Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Xác nhận (Confirm).

Yêu cầu trích dẫn từ cuộc gọi thầu 

Bây giờ bạn có thể yêu cầu báo giá mới từ cuộc gọi thầu. Nhấp vào Báo giá mới (New Quotation) và chọn một trong những nhà cung cấp mà bạn muốn mời tham gia cuộc gọi thầu. Các dòng sản phẩm cũng phải được điền trước, tùy thuộc vào cách bạn thiết lập cấu hình Loại thỏa thuận mua hàng (Purchase Agreement Type). Nhấp vào Gửi qua email (Send by email) để gửi cho nhà cung cấp. Quay lại lệnh gọi thầu và lặp lại quy trình này cho từng nhà cung cấp.

Khi bạn đã gửi yêu cầu báo giá cho mọi nhà cung cấp và nhận được báo giá của họ, hãy nhấp vào Xác thực (Validate) để tiến hành lựa chọn giá thầu. Tiếp theo, nhấp vào nút RFQ/Đơn đặt hàng (RFQs/Orders) để xem tất cả các báo giá của nhà cung cấp của bạn.

Nhấp vào từng yêu cầu báo giá để thêm giá được thông báo bởi nhà cung cấp của bạn theo cách thủ công. Khi hoàn tất, hãy chọn ưu đãi có lợi nhất và nhấp vào Xác nhận đơn hàng (Confirm Order). Điều này sẽ tự động kết thúc cuộc gọi đấu thầu. Bây giờ bạn có thể tiến hành đơn đặt hàng như bạn làm với đơn hàng thông thường.